1. ആദ്യം ചെയ്യേണ്ടത് അയക്കുന്ന ആളുടെ/സ്ഥാപനത്തിന്റെ ഇ-മെയില് അഡ്രസ് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക
2. Bcc എന്നു വരുന്ന ഒഴിവില് സ്വന്തം ഇ മെയില് അഡ്രസ് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക. ഇത് നമ്മള് അയച്ച മെയില് ചെക്കു ചെയ്യുന്നതിന് Inboxല് നമ്മള് അയച്ച മെയില് വന്നിട്ടുണ്ടാവും. ഇത് മെയില് അയച്ചു എന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നതിനും സാധിക്കുന്നു.
3. അടുത്തത് സബ്ജക്ട്/വിഷയം ടൈപ്പ് ചെയ്യുക. അയക്കുന്ന മെയിലിന്റെ ചുരുക്കരൂപമാണിത്. ഇങ്ങനെ ചെയ്യുന്നതിലൂടെ മെയില് ലഭിക്കുന്ന ആള്ക്ക് നിങ്ങള് അയച്ച മെയിലിന്റെ ഏകദേശരൂപം മനസ്സിലാക്കുന്നതിന് സാധിക്കും, മെയില് തുറക്കാതെ തന്നെ.
4. ഉള്ളടക്കം വിശദമായും പൂര്ണ്ണമായും വ്യക്തമായും ടെപ്പ് ചെയ്തിരിക്കണം. അല്ലെങ്കില് നിങ്ങള് മെയില് അയച്ച ആള്ക്ക് നിങ്ങള് അയച്ച മെയിലിന്റെ ഉള്ളടക്കം മനസ്സിലാവാതെ പോകും. അപ്പോള് തെറ്റായ മറുപടിയും അതുമൂലം സമയനഷ്ടവും സംഭവിക്കും. ഇംഗ്ലീഷില് അയക്കുന്ന മെയിലില് ഒരു വാചകത്തിന്റെ തുടക്കത്തില് ക്യാപിറ്റല് അക്ഷരം ചേര്ക്കാന് മറക്കരുത്. മുഴുവന് വലിയ അക്ഷരം ഉപയോഗിച്ച് മെയില് അയക്കരുത്. അതുപോലെ ചെറിയ അക്ഷരം മാത്രം ഉപയോഗിച്ചും. ഫോണിലൂടെ സംസാരിക്കുന്നതിനെക്കാള് കൂടുതല് ശ്രദ്ധയും ആത്മാര്ത്ഥതയും ഒരു മെയില് തയ്യാറാക്കുമ്പോള് കാണിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഒരു മെയില്, അത് അയച്ച ആളുടെയോ, ലഭിച്ച ആളുടെയോ മെയില് ബോക്സില് നിന്നും മായിച്ചു കളയുന്നതുവരെ ഒരിക്കലും നഷ്ടപ്പെടാതെ നിലനില്ക്കും എന്നുള്ള കാര്യം ഓര്ത്തുവയ്ക്കുക. കൂടാതെ ഒരു മെയില് അയച്ചുകഴിഞ്ഞാല് അത് ചിലപ്പോള് ലോകം മുഴുവന് സഞ്ചരിച്ചെന്നും വരും. ഇതിലൂടെ ഒക്കെ ഒരാളുടെ വ്യക്തിത്വമാണ് പ്രദര്ശിപ്പിക്കപ്പെടുന്നത്.
5. മെയില് തയ്യാറായി കഴിഞ്ഞാല് അത് അയക്കുന്നതിനുമുമ്പ് ഒരുവട്ടം വായിച്ചുനോക്കാന് മറക്കാതിരിക്കുക.
6. Tab key ഉപയോഗിച്ച് മെയില് കംപോസ് പേജിന്റെ വിവിധ ഭാഗങ്ങളിലേക്ക് സഞ്ചരിക്കാവുന്നതാണ്. അഡ്രസ് ലൈനില് നിന്ന് സബ്ജക്ട് ലൈനിലേക്കും അവിടെ നിന്ന് മറ്റ് ഇടങ്ങളിലേക്കും മൗസ് ഉപയോഗിക്കാതെ ക്സേര് മാറ്റാന് സാധിക്കും.