ജിമെയിലിലെ ഇമെയിലില് ഏര്പ്പെടുത്താവുന്ന ഒരു ഫീച്ചറാണ് കാന്ഡ് റെസ്പോണ്സ് (Canned Responses). മെയിലുകള് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതില് പ്രൊഫഷണലായ ഒരു സമീപനം പുലര്ത്താനിഷ്ടപ്പെടുന്നവര്ക്ക് ഈ ജിമെയില് ലാബ് ഫീച്ചര് ഇഷ്ടപ്പെടും.
എന്താണ് കാന്ഡ് റെസ്പോണ്സ്?
നിങ്ങള് ഏറെ കത്തിടപാടുകള് നടത്തുന്ന ആളാണെങ്കില് സ്ഥിരമായി ഒരേ തരം മെയിലുകള് അയക്കേണ്ടി വരാം. ഉദാഹരണ്തിന് നന്ദി പ്രാകാശിപ്പിച്ചുകൊണ്ടുള്ള കത്തുകള്. ഇത് ഓരോ തവണയും നിങ്ങള് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് സെന്ഡ് ചെയ്യുകയാവും പതിവ്. ഇവിടെയാണ് കാന്ഡ് റെസ്പോണ്സ് സഹായിക്കുക. ഒരു ഇമെയിലിനെ കാന്ഡ് ഇമെയിലായി സേവ് ചെയ്ത് അത് വീണ്ടും വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കുന്ന സംവിധാനമാണിത്. ഇതുപയോഗിക്കുമ്പോള് ഒരേ മറുപടി നല്കേണ്ടുന്ന മെയിലുകള്ക്ക് ടൈപ്പൊന്നും ചെയ്യാതെ സേവ് ചെയ്ത മെയില് മറുപടിയായി അയക്കാം.
ഈ സംവിധാനം ഉപയോഗിക്കുന്നതിന് ആദ്യം ഇത് എനേബിള് ചെയ്യണം. അതിന് Settings > Lab ല് പോയി Canned Responses എനേബിള് ചെയ്യുക. തുടര്ന്ന് അത് സേവ് ചെയ്യുക.
തുടര്ന്ന് ജിമെയില് ഇന്ബോക്സ് തുറന്ന് compose ല് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇനി കാന്ഡ് റെസ്പോണ്സായി സേവ് ചെയ്യേണ്ട മെയില് തയ്യാറാക്കുക. അതിന് ശേഷം കംപോസ് വിന്ഡോയുടെ വലത് ഭാഗത്ത് കാണുന്ന ത്രികോണ അടയാളത്തില് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Canned responses ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് New canned response എടുക്കുക.
ഒരു പോപ് അപ് വരുന്നതില് റെസ്പോണ്സിന്റെ പേര് നല്കുക. ശേഷം സേവ് ചെയ്യുക.
നിങ്ങളിപ്പോള് മെയില് തയ്യാറാക്കികഴിഞ്ഞു. ഇനി ഏതെങ്കിലും മെയിലിന് സേവ് ചെയ്ത മറുപടി അയക്കേണ്ടി വരുമ്പോള് ത്രികോണ ചിഹ്നത്തില് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇവിടെ കാന്ഡ് റെസ്പോണ്സിന്റെ ലിസ്റ്റ് കാണാനാവും. ഇവിടെ നിന്ന് സെലക്ട് ചെയ്യുക.
ഏറെ സമയലാഭം നേടിത്തരുന്ന ഈ സംവിധാനം ബിസിനസുകള് നടത്തുന്നവര്ക്ക് ഏറെ ഉപകരിക്കും.